Ein Großteil der deutschen Unternehmen sucht in Zeiten von Fachkräftemangel und demografischen Wandel externe Recruiting-Unterstützung bei Personalberatungen und Headhuntern. Der Markt der Anbieter ist sehr groß und mangels festgelegter Qualitätsstandards gleichzeitig sehr intransparent.

In den vergangenen Monaten steigt die Anzahl der Lösungen und Plattformen, die Unternehmen und Personalberatungen zusammenbringen. Der letzte Vorstoß dazu kommt von Xing. In den Talentmanager wird ein Personalberater-Verzeichnis integriert.

Als Spezialist für passgenaue HR Dienstleisterauswahl und rückblickend auf unsere nun mehr vierjährige Beratungstätigkeit gilt umso mehr: Eine standardisierte Plattform allein macht noch keine Passgenauigkeit!

Voraussetzung um sich der Beraterauswahl zu nähern, ist eine detaillierte und vollständige Bedarfsklärung. Wofür genau suche ich den Personalberater? Habe ich alle Aspekte und internen Schnittstellen berücksichtigt? Kenne ich den Markt von Anbietern und Bewerbern?

Der konkrete Bedarf definiert sich in der Regel durch die gesuchten Mitarbeiter bzw. die Anforderungen an die zu besetzende Vakanz.

Vor der Suche nach dem passenden Anbieter gilt es, sich auch über Begrifflichkeiten klar zu sein. Personalvermittlung ist ungleich Personalberatung ist ungleich Headhunting – letztlich bestimmen die Anforderungen an den Kandidaten und die Situation auf dem Bewerbermarkt die genaue Herangehensweise/Besetzungsart.

Folgende Qualitätskriterien* helfen, die passgenaue Personalberatung zu finden:

1. Qualifikation

• Fachliche Kompetenz:
  • Abhängig von der/den zu besetzenden Vakanz(en) (z.B. Branchen- /Funktionsspezialisierung oder Generalist, Markt-/Nischenkenntnis, Fachspezifisches Wissen in Bezug auf die Vakanz)
  • Kenntnisse des Bewerbermarktes/der Wettbewerber
• Methodische Kompetenz:
  • Positionsbezogenes Vorgehen (Identifikations- und Ansprachewege)
  • Research-Erfahrung
  • ggf. Social Media-Kenntnisse
• Soziale Kompetenz/Soft Skills:
  • Kommunikation (Komplexes verständlich erklären)
  • Überzeugungskraft (Vermarktung von Stelle und Arbeitgeber)
  • Verstehen (Belange und Anforderungen von Kandidat und Unternehmen)

2. Qualität

• Formal:
  • Vertrag: Aufgabendefinition, Berichtswege, transparente Formulierungen, keine versteckten Kosten, Laufzeit, Stornoregelung, Garantien, Vertretungsregelung (mandatsabhängig)
  • Unterlagen: Vollständigkeit und Inhalte (Referenzschreiben, Beraterprofile, Projektübersicht)
• Serviceorientierung: Kommunikation, Reaktionszeiten, Verlässlichkeit
• Definierte Prozesse:
  • Ersteinschätzung und Machbarkeitsabwägung vor Auftragsannahme
  • Ausführliches Stellenbriefing
  • Besetzungsplan (Ansprache-Kanäle, Art der Ansprache)
  • Erstgespräche mit Kandidaten
  • Dossier-Erstellung und Einschätzung zum Kandidaten
  • Einbeziehung von internen Schlüsselstellen
  • ggf. Begleitung zu vor Ort-Bewerbungsgesprächen
  • Begleitung der Vertragsverhandlung bei Einstellung
  • Begleitung von Unternehmen und Kandidaten über den Start im Unternehmen hinaus
• klare Prozesszeiten und –absprachen:
  • Abhängig von der/den zu besetzenden Vakanz(en) (z.B. Reaktionszeiten nach Dossierversand; Zeitvorgaben für Rückmeldungen)
• Referenzen:
  • Anzahl relevanter Vergleichsprojekte innerhalb der letzten 12-18 Monate
  • Anzahl insgesamt

3. Weiche Faktoren

• Kommunikation:
  • Zuhören und Beraten?
  • Kommunikationsstil
  • Auftreten
• Chemie/Nasenfaktor:
  • Subjektive Wahrnehmung
  • Bezug: einbezogene Personen/Fachabteilungen, Unternehmenskultur etc.
• Persönliche Passgenauigkeit:
  • Abhängig von der/den zu besetzenden Vakanz(en) (z.B. Seniorität vs. Juniorität, Generalist vs. Fachspezialist)

4. Bei der Auswahl zu berücksichtigen

• Bedarfsklärung vorab (Bevor Sie nicht wissen, was genau Sie suchen und worauf es bei der Vakanz ankommt, sollten Sie keine Anbieter einbeziehen.)
• Honorargestaltung:
  • Abhängig von der/den zu besetzenden Vakanz(en) (z.B. klassische Drittelregelung vs. Startgebühr und Erfolgsfee vs. rein erfolgsabhängige Vermittlung)
  • Wiederbesetzungsgarantie, falls der Kandidat in der Probezeit das Unternehmen verlässt
  • ggf. Staffelung bei Mehrfachbesetzung der gleichen Vakanz
• Verbundpartner: Gibt es ein Netzwerk für weitere Themenfelder?
• Mehraugenprinzip, kein „Golfplatzprinzip“ (Fachabteilungen einbeziehen, neutrale Instanz einschalten)

Der aktuelle Beratermarkt zeichnet sich durch eine hohe Anzahl „grauer Schafe“ aus.

Idealerweise werden daher die Kriterien im Vorfeld – vor einer ersten Kontaktaufnahme – überprüft. persofaktum übernimmt diesen Prozess als neutrale Instanz. Die Unternehmen sichten danach ausschließlich vorqualifizierte Personalberatungen.

* Eine individuelle Bedarfsklärung für jeden Einzelfall ist die Grundlage eines qualitativen Dienstleistermanagements. Die oben genannten Kriterien haben daher generischen Charakter.