In der heutigen Zeit müssen die Unternehmen umdenken, da immer mehr Mitarbeiter überfordert sind. Dabei sollten sie nicht vergessen, dass mit den Mitarbeitern der Erfolg steigt oder auch fällt. Denn nur motivierter Mitarbeiter sind gute Mitarbeiter und sind somit auch bereit selbst nach der regulären Arbeitszeit noch Zeit in ein Projekt zu investieren. Insbesondere gute Mitarbeiter sollten bei Laune gehalten werden, damit sie nicht abwandern und sich anderswo orientieren. Was dabei zu beachten ist, möchten wir in diesem Artikel aufzeigen.

Die Personalgewinnung

Natürlich sollte bei der Neubesetzung eines Arbeitsplatzes auch an die unterschiedlichen Schritte gedacht werden. Je besser die Personalgewinnung vorbereitet ist, desto schneller findet man den perfekten Mitarbeiter. Dazu gehören selbstverständlich Rahmenbedingungen wie das Anforderungsprofil oder auch die Stellenbeschreibung selbst. Natürlich sollte auch der Rahmen des Budgets festgelegt werden, bei dem die Lohnnebenkosten nicht vergessen werden sollten.

Auch das aktive Suchen nach dem richtigen Mitarbeiter ist hierbei ein wichtiger Punkt. Jobbörsen können, je nachdem welcher Mitarbeiter gesucht wird, hilfreich sein. Die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit ist hierbei allerdings eher dürftig und nicht immer auf dem neuesten Stand. Besser sind bei der aktiven Mitarbeitersuche spezielle Börsen, wie zum Beispiel:

• StepStone
• Monster
• Jobvector
• IT-Arbeitsmarkt
• Talentsconnect

Weiterhin kann Xing ein hervorragender Platz sein, um die Stelle mit dem richtigen Mitarbeiter zu besetzen.

Vom Vorstellungsgespräch profitieren

Unternehmen werden oft regelrecht überflutet, wenn es um eine Stellenausschreibung geht. Daher ist es besonders wichtig, das Vorstellungsgespräch gut vorzubereiten. Anhand der Bewerbungsunterlagen kann sich schon ein Bild gemacht werden. Diese Unterlagen sollten allerdings auch dazu genutzt werden, um einen Fragenkatalog oder auch eine Checkliste zu erstellen. So kann der Unternehmer gezielt Fragen stellen und sehen, ob der Bewerber möglicherweise in das Unternehmen passt. Um dennoch eine Fehlbesetzung zu vermeiden, ist es sinnvoll das Vorstellungsgespräch nicht alleine zu führen, weil die Sichtweise subjektiv ist. Besser ist es daher einen Kollegen aus dem Fachbereich hinzuzuziehen, damit auch dieser sich ein Bild des Bewerbers machen kann. Denn schließlich ist Teamarbeit gefragt und wer könnte besser beurteilen, ob dieser Bewerber in das Team passt?

Die Einarbeitung

Die Einarbeitung des Mitarbeiters ist das A und O. Sicher ist es manchmal zeitlich schwer möglich, den neuen Mitarbeiter optimal einzuarbeiten, dennoch sollte sich jeder Unternehmer die Zeit für diesen Schritt nehmen. Denn nur so kann der „Neue“ auch schon in den ersten Wochen gut durchstarten. Bei einer guten Personalführung gehört eine optimale Einarbeitungszeit dazu, die sich in der Regel über sechs Wochen erstreckt. Für diese Wochen ist es sinnvoll einen Einarbeitungsplan anzulegen und so den neuen Mitarbeiter nicht im Regen stehen zu lassen. Denn fühlt sich ein Mitarbeiter bereits nach den ersten Wochen nicht richtig wohl im Unternehmen, wird er vielleicht schon auf der Suche nach einem neuen Wirkungskreis sein.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche

Mitarbeitergespräche sind wichtig, auch wenn viele Chefs hiermit ein Problem haben und man das Gefühl haben könnte, dass sie Angst vor Mitarbeitergesprächen haben. Dabei ist es eigentlich ganz einfach. Um damit zu beginnen, sind Stärken und Schwächen ein guter Ansatzpunkt. Schnell werden Beide merken, dass es einige Übereinstimmungen gibt und der Mitarbeiter wird überrascht sein, welche Stärken der Unternehmer an ihm schätzt. Zum Abschluss könnte beispielsweise die Verabredung getroffen werden, dass der Mitarbeiter an bestimmten Schwächen arbeitet.

Weiterbildung des Personals

Auch die Weiterbildung ist ein wichtiger Punkt in einer guten Personalführung. In der Regel sollten etwa zwei Prozent der jährlichen Arbeitszeit in eine oder mehrere Weiterbildungsmaßnahmen investiert werden. Dies kann am Arbeitsplatz oder auch extern erfolgen. Allerdings gibt es hier eine Voraussetzung – der Mitarbeiter muss seinen Anteil dazu beitragen und daher gilt das Motto: Fordern und Fördern. Ist der Mitarbeiter an einer Weiterbildung interessiert und bildet sich bereits privat für den Beruf weiter, dann kann auch vonseiten des Chefs eine Finanzierung spezieller Schulungen sinnvoll sein.

Selbstverständlich gehört noch viel mehr zu einer guten Personalführung. Dabei spielt das Betriebsklima ebenfalls eine große Rolle. Denn hängt hier der Haussegen schief, wird sich das auch auf die Mitarbeiter übertragen. Schon allein aus diesem Grund ist es immer wichtig, dass persönliche Gespräche stattfinden und der Chef sein Personal unterstützt. Denn wie zu Beginn erwähnt steht und fällt der Erfolg mit den Mitarbeitern. Sind diese nicht motiviert, kann das fatale Folgen für das Unternehmen haben.

Mitte Jahr ist (hoffentlich) meist auch der Zeitpunkt für eine Auslegeordnung bezüglich Entwicklungs- und Zielerreichung.

Bestimmt kennen Sie das aber auch: Anstatt sich über die eigentlichen Inhalte zu unterhalten, wird über die Auslegung der Beurteilungsskala, Bewertungseinstufung oder des Fortschrittes diskutiert. Während manche auf ungerade Skalierungen setzen, wollen andere eine möglichste grosse Spannweite und wieder andere bevorzugen eine simple Ampelbeurteilung mit Rot-Gelb-Grün.

Und genau deshalb möchte ich den Fokus auch gar nicht auf die „richtige“ Skalierung legen (aber vielleicht gerne ein anderes mal), sondern auf die meiner Meinung nach viel wichtigere Komponente, welche meist die Basis für diese Diskussion sind: Die 15 gängigsten Beurteilungsfehler.

Das Problem liegt auch darin, dass die Kenntnis über die verschiedenen Beurteilungsfehler nicht vor diesen schützt. Einzig das stetige ins Gedächtnis rufen vor einer Beurteilung bzw. die Reflexion während und nach einer Beurteilung (unabhängig ob Performancebeurteilung, Mitarbeitergespräch, Zielbeurteilung oder Kompetenzeinschätzung) ist wirklich zielführend.

Nachfolgend die bekanntesten und häufigsten Beurteilungsfehler. Machen Sie doch selber den Test, welche Sie schon einmal persönlich erlebt haben:

1. Halo-Effekt: Beim Halo-Effekt überstrahlt ein besonderes Merkmal oder eine besondere Fähigkeit alle anderen Merkmale der Mitarbeitenden, sodass eine differenzierte Beurteilung unterbleibt. Werden beispielsweise Mitarbeitende als besonders intelligent eingeschätzt, beurteilen Vorgesetzte häufig auch andere Merkmale als positiv.

2. Kleber-Effekt: Beim Kleber-Effekt können die Beurteilungen in den Vorjahren die aktuelle Beurteilung positiv oder negativ beeinflussen. Wurden Mitarbeitende beispielsweise während längerer Zeit nicht befördert, besteht die Gefahr, dass Beurteilende keine Leistungssteigerungen zuschreiben und entsprechend negativ beurteilen.
   

3. Hierachie-Effekt: Dem Hierachie-Effekt liegt die Tendenz zugrunde, dass Mitarbeitende umso fähiger, leistungsstärker und kompetenter beurteilt werden, je höher diese in der betrieblichen Hierarchie angesiedelt sind.

4. Lorbeereffekt: Darunter ist ein Beurteilungsfehler zu verstehen, bei dem Beurteilende insbesondere die in der Vergangenheit erreichten „Lorbeeren“ berücksichtigen, ohne dass ein unmittelbarer Bezug zur aktuellen Beurteilung gegeben ist.

5. Benjamin-Effekt: Beim Benjamin-Effekt wird die Beurteilung durch das Alter sowie die Anzahl Arbeitsjahre beeinflusst. Grundsätzlich werden Mitarbeitende umso strenger beurteilt, je jünger sie sind und je kürzer sie in der Unternehmung arbeiten.
   

6. Nikolaus-Effekt: Beim Nikolaus-Effekt werden kürzlich beobachtete Leistungs- und Verhaltenskriterien stärker gewichtet als länger zurückliegende. Dieser Effekt kann dazu führen, dass sich Mitarbeitende kurz vor dem Beurteilungstermin besonders anstrengen, um eine bessere Beurteilung zu erhalten. Dieses Verhalten ist vergleichbar mit demjenigen von Kindern, die sich dem Nikolaus zu stellen haben.

7. Sympathie-/Antipathie-Effekt: Sympathien und Antipathien fliessen immer (unbewusst) in die Beurteilung mit ein. Sympathien und Antipathien dienen häufig als vereinfachende Orientierungsmuster. Da diese im Regelfall weder kontrolliert noch korrigiert werden, können sie eine angemessene Beurteilung erschweren.
   

8. Pygmalion-Effekt: Die Erwartungen von Vorgesetzten an Mitarbeitende können die Beurteilung positiv wie negativ beeinflussen und eine sich selbst erfüllende Prophezeiung bewirken. Werden als leistungsfähig eingeschätzte Mitarbeitende mit anspruchsvollen Tätigkeiten betraut und erfüllen diese mit gutem Ergebnis, sehen sich die Vorgesetzten in der Einschätzung bestätigt und beurteilt entsprechend positiv.

9. Milde-/Middle-/Strenge-Effekt: Beim Milde-Effekt (Leniency-Effekt) werden Mitarbeitende in der Regel zu gut beurteilt, um Konflikte zu vermeiden. Beim Strenge-Effekt (Severity-Effekt) erfolgt eine zu negative Beurteilung, weil unerwünschte Konkurrenz vermieden werden soll.  Bei der Tendenz zur Mitte (Middle Tendency) besteht die Tendenz eine mittelmässige Beurteilung abzugeben.

10. Stereotypen-Effekt: Hiermit ist ein Art “Schubladen-Denken” gemeint: bestimmte Signale veranlassen uns, die Person in eine bestimmte Kategorie einzuordnen.

11. Rollen-Effekt: Wir haben gewisse Erwartungen an die Rolle einer Person. Wir nehmen nicht die Person, sondern die Rolle dieser Person wahr. Wir erwarten, dass diese Person alle eigenen Erwartungen an diese Gruppe erfüllt.
    
    

12. Vertrauens-Effekt: Wenn uns jemand beispielsweise als überdurchschnittlich intelligent oder “dumm” geschildert wird, schliessen wir uns dieser Meinung in Abhängigkeit von der Wichtigkeit und Vertrauenswürdigkeit der schildernden Person gern an. Je enger unsere gegenseitige Beziehung, desto eher schliessen wir uns der Beurteilung an.

13. Similar-to-me-Effekt: Personen, die über Eigenschaften und Verhaltensweisen verfügen, die denen des Beurteilers ähnlich sind, werden tendenziell positiver beurteilt.
    

14. Kontrast-Effekt: Eigenschaften einer Person, die ungewohnt oder fremd sind, beeinflussen die eigene Beurteilungsfähigkeit. (Fremde Kulturen, andere Gewohnheiten etc.)

15. Projektionseffekt: Eigene Affekte werden auf das Gegenüber projiziert (man schliesst von sich auf andere: Eine Führungskraft behauptet z.B., es nur mit unsicheren Mitarbeitenden zu tun zu haben).

Doch wie vermeiden Sie nun selber Beurteilungsfehler, bzw. wie können Sie Beurteilende unterstützen diese Stolpersteine zu umgehen?

Fünf einfache Tipps zur Vermeidung von Beurteilungsfehlern: 

• Machen Sie sich die Beurteilungsfehler immer wieder bewusst
• Trennen Sie Beobachtung/Begründung und Beurteilung
• Begründen Sie negative und auch positive Beurteilungen
• Stärken Sie Ihre Selbsterkenntnis (wie urteile ich/wie wirke ich?)
• Besprechen Sie Ihre Urteile mit anderen

Nun wünsche ich Ihnen inhaltlich-zielführende Gespräche, in welchem Kontext auch immer :-)

Mit sommerlichen Grüssen
Andreas Mollet

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Beurteilungen bzw. Mitarbeitergespräche in Unternehmen objektiv(-er) zu gestalten, ist seit Jahren ein Thema, dem sich verantwortliche Manager stellen. Gerade deshalb erfreuen sich sogenannte „Feedbacksysteme“ immer größerer Beliebtheit, denn sie werden den vielseitigen Anforderungen mittelständischer oder großer Unternehmen weitgehend gerecht. Wurden diese 180°, 270° oder 360° Feedbacksysteme zunächst vornehmlich von Psychologen oder Coaches genutzt, so setzen inzwischen  auch mehr und mehr HR-Verantwortliche auf die Transparenz und vor allem auf die höhere Objektivitätsaussage derartiger Systeme.

Hard Skills und Soft Skills

Mit feedbackorientierten Beurteilungssystemen wie perview erhalten Unternehmen Beurteilungssysteme, die ungemein flexible Fähigkeiten besitzen. Einerseits können sogenannte Hard Skills (fachliche Fähigkeiten) definiert und beurteilt werden, anderseits können aber auch Soft Skills (soziale Kompetenzen) integriert werden.

Weitere Personenkreise 

Feedbackgeber sind im traditionellen Sinn meist Führungskräfte (top down) oder Mitarbeiter (bottom up). Damit aber der Objektivität mehr Rechnung getragen wird, können weitere Personenkreise (je nach Bedarf) in die Beurteilungsprozesse eingebunden werden (Personalabteilung, weitere Mitarbeiter, Kollegen, Coaches etc.).

Best in Class für Anforderungen von heute und morgen

Moderne Beurteilungssysteme werden immer anspruchsvoller, denn die Möglichkeiten der heutigen IT-Tools sind vielfältiger denn je. Die einen möchten das nach wie vor in den meisten Unternehmen verwendete „Mitarbeiterjahresgespräch“ führen und anschließend erfassen können, die anderen wollen im Zug via IPad den gleichen Vorgang (nur eben online) bearbeiten.

Genau hier lag die Herausforderung für die Entwickler von perview, denn es galt ein System zu schaffen, das zum einen Gesprächsprozesse (analog Online Surveys) darstellen und erfassen kann, als auch grafisch orientierte Beurteilungsprozesse. Im wahrsten Sinne eine Quadratur des Kreises, denn das Spyder Diagramm (auch Kiviat Diagramm genannt) ist im Bereich der Grafik eines der am häufigsten genutzten Kreisdiagramme, welche für Beurteilungen im HR-Bereich verwendet werden. 

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Bonn – Wie Führungskräfte und Personalverantwortliche arbeitsrechtlich relevante Mitarbeitergespräche professionell vorbereiten und führen, zeigt der Trainingsfilm von Dr. Anja K. Haftmann mit lebensnahen Gesprächs-Sequenzen. Die DVD ist im Weiterbildungsverlag managerSeminare in Bonn erschienen.

In der Ausgangssituation dieses Trainingsfilms erscheint Timo Kühn, der junge Disponent einer kleinen Spedition, wiederholt zu spät an seinem Arbeitsplatz und verursacht dadurch Terminverzögerungen und Einnahmeausfälle. Auf der Suche nach einer Lösung führt sein Vorgesetzter mit ihm zunächst ein Kritikgespräch und, nachdem sich Kühns Verhalten nicht ändert, ein Ermahnungsgespräch. Weitere Verspätungen führen zum Abmahnungs- und Kündigungsgespräch. Mit den Erkenntnissen aus diesen Szenen erwirbt der Zuschauer grundlegendes Wissen zu den einzelnen Schritten im Kritikprozess aus Sicht einer Führungskraft und erfährt auch etwas über die arbeitsrechtlichen Hintergründe. Er lernt sowohl Ziele als auch Vorgehen in diesen Gesprächsformen kennen und gelangt zu einem tieferen Verständnis dafür, auf welche Stellen in der Gesprächsführung besonderes Augenmerk zu legen ist. Beim Betrachten erlebt er aus der Handlungsperspektive der Führungskraft vier praxisnahe Beispiele gelungener Gesprächsführung nachvollziehbar mit. Damit ist er in der Lage, mithilfe der mitgegebenen Gesprächsleitfäden arbeitsrechtliche Gespräche zielorientiert und professionell vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten. Die zum Download bereitgehaltenen Online-Ressourcen wie Formularvorlagen, darunter Leitfäden für die geschilderten Gesprächsarten, Muster für Anschreiben und Dialogtexte aus dem Film unterstützen ihn. Die dargestellten Filmausschnitte sind zur Präsentation im Seminarkontext geeignet.

Die Autorin Dr. Anja K. Haftmann berät, trainiert und coacht seit dem Jahr 2000 als selbstständige Personalentwicklerin Fach- und Führungskräfte verschiedener Branchen. Dazu hat sie im Verlag managerSeminare auch das dreitägige CD-Seminarkonzept „Mitarbeitergespräche souverän führen“ veröffentlicht. Für die Produktion und technische Umsetzung der Trainings-DVD zeichnet tsm video aus Heidelberg verantwortlich. Unter der Leitung des Medienpädagogen Thomas Schneider werden Schulungsfilme für die Aus- und Weiterbildung produziert, deren Themen besonders im Softskill-Bereich angesiedelt sind.

Mehr Informationen zu dieser DVD und ein Filmausschnitt: http://www.managerseminare.de/tb/tb-10453
Hochauflösende Cover-Datei: http://www.managerseminare.de/presse/tb-10453.jpg

Dr. Anja K. Haftmann. DVD – Vom Kritik- zum Kündigungsgespräch. Vier Gesprächstypen auf den Punkt gebracht. managerSeminare, Bonn 2013, DVD, 30 Minuten Laufzeit, plus Online Gesprächsleitfäden, Produzent: www.tsm-video.de ISBN 978-3-941965-57-7, 98,90 Euro

Über managerSeminare:
Die managerSeminare Verlags GmbH ist ein auf die Qualifizierung von Mitarbeitern, Führungskräften und Weiterbildnern spezialisierter Fachverlag. Neben Fachliteratur zur Trainerqualifizierung bringt der Bonner Verlag das derzeit auflagenstärkste Weiterbildungsmagazin „managerSeminare“ sowie die Zeitschrift für Trainer, Berater und Coachs „Training aktuell“ heraus und ist Träger der Datenbanken www.WeiterbildungsProfis.de, www.seminarmarkt.de und www.managerseminare.de/MICEGuide. Darüber hinaus ist die managerSeminare Verlags GmbH Veranstalter des Branchenkongresses „Petersberger Trainertage“, der einmal jährlich im Steigenberger Grandhotel Petersberg in Königwinter bei Bonn stattfindet.

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